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Réaliser des travaux en copropriété

Par Valentin Boudonnet
,
le 11 avril 2013
Entreprendre des travaux dans une copropriété est indispensable pour sa pérennité. Ce genre d'initiative soulève beaucoup de questions : qui décide de mettre en route le chantier ? Comment choisir les intervenants ? Comment se passe la récolte des fonds ? Quels recours en cas de litiges ? Explications.
Pour qu'une copropriété fonctionne sans accroc, cela suppose une préparation minutieuse avant chaque acte qui engage ses membres, en particulier des travaux. Pourtant, dans la plupart des cas, c'est tout l'inverse qui se passe.
"Ce n'est pas un problème de mentalités mais de méthode de gouvernance de la copropriété" assure Bruno Dhont, directeur de l'Association des Responsables de Copropriété (ARC), interrogé par Maison à part.
"En général, c'est très mal fait... le plus souvent, l'on a un syndic qui consulte deux ou trois entreprises et qui prend, seul, la décision d'attribuer le chantier à celle qui propose le devis le moins cher. Alors qu'il existe un vrai processus méthodique et rigoureux, que nous défendons aujourd'hui" précise Bruno Dhont.

Un audit énergétique obligatoire depuis le Grenelle 2

La législation actuelle oblige la tenue d'un audit énergétique avant toute discussion autour des travaux. Bruno Dhont abonde dans ce sens, mais prévient que "l'audit énergétique n'est pas suffisant aujourd'hui et si c'est une composante essentielle de l'audit global partagé, ce n'en est qu'un aspect. Nous ne devons pas seulement raisonner qu'en copropriété énergétique."
On compte environ 24 millions de logements en France pour 7 à 8 millions de copropriétés. Les coûts engagés étant importants et les durées de travaux assez longues (de trois à six ans), la gestion des travaux n'est donc pas un élément à négliger.
Retrouvez en pages suivantes, le détail de la procédure recommandée en cas de gros travaux communs dans une copropriété.
Réaliser des travaux en copropriété

Les différents types de travaux

Lorsque l'on souhaite se lancer dans des travaux en copropriété, il est nécessaire avant toute chose de déterminer le type de travaux à effectuer. On peut les classer selon deux types : les travaux privatifs et les travaux communs. Selon Bruno Dhont, la problématique des gros travaux est d'actualité puisque "40% des copropriétés françaises nécessiteraient des rénovations de plus de 20.000 €."

Les travaux privatifs

Les travaux privatifs sont ceux qui concernent, à l'origine, un unique copropriétaire et qui ont pour objectif d'assurer la bonne jouissance de son lot. Seulement, il peut arriver que ces travaux ou leur résultat puissent affecter la vie des autres copropriétaires ou l'aspect extérieur de la copropriété. Dans ce cas, une autorisation de travaux est nécessaire et elle doit être obtenue lors d'un vote en Assemblée Générale (AG).
Les travaux concernés sont : la création d'une salle de bains, la pose d'un parquet, la pose d'un velux, l'installation d'un abri de jardin, l'installation d'un ascenseur privé, la réunion de deux appartements, ou encore la modification de la couleur des volets. Dans le cas où des travaux privatifs ont été effectués sans l'accord des autres copropriétaires, l'article 9 de la loi du 10 juillet 1965 indique que "les copropriétaires qui subissent un préjudice par suite de l'exécution des travaux, en raison soit d'une diminution définitive de la valeur de leur lot, soit d'un trouble de jouissance grave, même s'il est temporaire, soit de dégradations, ont droit à une indemnité."

Les travaux communs

Les travaux communs sont ceux qui concernent plusieurs lots de copropriété. Ils se divisent en deux catégories. Les travaux d'entretien d'un côté, les travaux d'amélioration de l'autre.
Dans la première catégorie, l'on retrouve les travaux de toiture, le ravalement de façade, la réparation ou le changement d'un ascenseur. Tous requièrent des compétences techniques spécifiques et de grosses sommes d'argent, pour être menés à bien. C'est pour cette raison qu'il faut suivre scrupuleusement une procédure très stricte avant de réaliser ce genre de travaux. A noter que les petits travaux d'entretien, comme le changement d'une ampoule ou toute autre tâche qui ne demande aucune qualification particulière, ne nécessitent pas d'autorisation préalable de la part des autres copropriétaires, juste une simple autorisation du syndic.
Les travaux d'amélioration concernent, comme leur nom l'indique, des travaux qui ont pour objectif une valorisation de la copropriété, des économies faites sur les charges ou un confort supérieur. Comme les gros travaux d'entretien, ceux-ci sont lourds et nécessitent obligatoirement le vote de l'AG et l'appel à des entreprises spécialisées. Si l'on souhaite réaliser de gros travaux communs, il faut, en général, compter entre 4 et 5 ans, entre la première discussion en AG et leur réception définitive.
Les différents types de travaux

Le rôle des différents acteurs

Trois acteurs principaux interviennent lors d'un projet "travaux". Il s'agit du conseil syndical, du syndic et des copropriétaires réunis en Assemblée Générale (AG). Ces trois entités auront pour mission commune d'assurer la bonne gestion des travaux et le respect de la procédure légale.

Le conseil syndical

Le conseil syndical est sans doute l'un des acteurs les plus importants au sein de ce trio. Il doit assister le syndic dans toutes ses démarches et vérifier que celui-ci respecte les exigences des copropriétaires. Il doit également établir le budget provisionnel et contrôler le respect du cahier des charges.
Présent lors de chaque étape des travaux, des différentes études techniques jusqu'à la fin du chantier, c'est le maillon sur lequel les copropriétaires doivent pouvoir se reposer. Composé d'un président et d'un minimum de trois autres membres, tous élus lors d'une AG, il est renouvelable tous les trois ans et exerce sa charge, lors des travaux en copropriété, de manière bénévole.

Le syndic

Acteur le plus souvent extérieur à la copropriété, il est cependant possible d'employer un syndic non-professionnel, mais dans ce cas-là, il vaut mieux prendre, par précaution, plusieurs assurances en cas de faute grave ou de non-respect du cahier des charges. Représentant le conseil syndical lorsque celui-ci est absent, il aura la charge d'appliquer les décisions votées en AG, d'organiser toute la partie "appel d'offres" et de représenter les copropriétaires durant le chantier.

Les copropriétaires

Les copropriétaires se réunissent une fois tous les ans en AG soit sur ordre du conseil syndical, soit sur ordre du syndic. Permettant à ces derniers d'être au courant de chaque grande étape des travaux, l'AG a aussi un rôle décisif puisqu'il n'y a qu'au cours de celle-ci que les copropriétaires peuvent voter les travaux, leur budget prévisionnel, le cahier des charges et les conclusions des différents bureaux d'études.
Le rôle des différents acteurs

La phase d'études et d'enquêtes 1/2

Comme on peut l'imaginer, les travaux en copropriété ne se décident pas sans consultation de tous les acteurs et surtout sans étude complète sur l'état de la copropriété. Avant toute chose, il faut savoir que cette phase est extrêmement longue et peut durer jusqu'à quatre ans, si la taille de la copropriété l'exige.
Le carnet d'entretien amélioré et les bilans techniques
En premier lieu, le conseil syndical doit commencer à rédiger un carnet d'entretien amélioré. Celui-ci doit contenir un recensement de tous les travaux effectués dans la copropriété depuis dix ans. Il servira de base à tous les bilans et études à venir, puisqu'il permet de savoir ce qui a déjà été réalisé et par le fait même, ce qu'il manque à l'immeuble, tant en termes d'équipements que de structure (toiture, façade).
Parallèlement à ce carnet, peut être effectué un Bilan énergétique simplifié (BES). Réalisé lui aussi par le conseil syndical, il devra répondre à une série de question très précises. Quelle est la consommation de l'immeuble par mètre carré habitable ? Est-ce que cette consommation est normale par rapport au type d'immeuble ? Est-elle constante d'année en année ? Pour l'aider dans ces démarches, l'ARC a mis en place un guide complet du BES, disponible ici.
La phase d'études et d'enquêtes 1/2

La phase d'études et d'enquêtes 2/2

L'audit global partagé
L'audit global partagé se décompose en trois phases. Il y a tout d'abord l'enquête d'usage qui permet d'identifier les besoins de chaque copropriétaire, ainsi que leurs capacités financières. La possibilité de chaque copropriétaire de pouvoir payer la part de travaux qui lui incombe est indispensable, notamment pour la constitution d'un fonds travaux (voir pages suivantes).
Ensuite vient l'audit technique, réalisé par un professionnel du bâtiment (un architecte le plus souvent) qui sera à même d'analyser précisément les différentes structures de l'immeuble, comme les murs porteurs, et d'en repérer les éventuels défauts.

L'audit énergétique

L'audit global partagé doit se conclure sur un audit énergétique, là encore, sous la coupe d'un autre acteur extérieur : un ingénieur thermicien. Cet audit est par ailleurs obligatoire depuis le 1er janvier 2012 pour les copropriétés de plus de 50 lots dotés d'un chauffage collectif et doit être réalisé avant le 1er janvier 2017.
Il comprend une estimation de la consommation annuelle d'énergie du bâtiment et s'appuie à la fois sur les factures des trois années antérieures et sur une visite de site. Une inspection détaillée des parties communes et des équipements doit être réalisée (combles, sous-sols, locaux tertiaires) ainsi qu'une visite d'un échantillon de logements.
Un questionnaire doit également être adressé aux occupants afin de mieux cerner leurs habitudes de vie (éclairage, consommation d'eau chaude, température de chauffage, ouverture des fenêtres). Lorsque l'audit énergétique est terminé, il faut que le conseil syndical convoque l'AG afin de faire voter l'ensemble de ses conclusions. Pour plus de détails, toutes les dispositions de cet audit sont expliquées dans le texte de l'arrêté du 3 avril 2013.

Le cas particulier des coachs énergétiques pour les copropriétés

La mise en place de cet audit énergétique a vu l'arrivée de coachs énergétiques sur le secteur. Destinés à aider les conseils syndicaux un peu perdus par toutes ces procédures, les coachs énergétiques dispensent des conseils pour faire des économies d'énergie.
Dans le cadre d'une copropriété, ils peuvent servir à améliorer son bilan énergétique, optimiser sa rénovation énergétique ou bien profiter de certaines aides financières particulières. Dernièrement, c'est l'Agence parisienne pour le climat (l'APC), qui a lancé un outil, le "Coach Copro", permettant de calculer un bilan énergétique simplifié, d'établir un plan de financement des travaux et de faciliter le dialogue entre syndic et copropriétaires. Cet outil disponible sur simple demande à cette adresse.
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La prise de décision

Une fois la phase "étude" passée, les copropriétaires commencent, en principe, à avoir un aperçu clair des caractéristiques des bâtiments de la copropriété et sont à même de voter, en AG, les travaux à réaliser. Ce vote doit se faire sur la base des études précédentes.
Dans chaque copropriété, il existe ce qu'on appelle un règlement de copropriété. Véritable règlement intérieur de la communauté, ce texte institue également, officiellement, la part de chaque copropriétaire dans les charges. Cette répartition s'effectue en fonction d'un calcul complexe qui permet de déterminer le nombre de "tantièmes" (unité spécifique à l'immobilier, exprimée en millièmes) dont dispose chaque copropriétaire.
Les votes de l'AG et la part de chaque copropriétaire s'établit donc en fonction de ces tantièmes. Ainsi, un copropriétaire qui possède 120 millièmes de copropriété, disposera de 120 millièmes de voix lors de l'AG.

Le recours à une assistance à maitrise d'ouvrage (AMO)

Bien que facultatif, l'emploi d'un AMO est très vivement recommandé par les professionnels du bâtiment. Présent depuis les premières études, il doit servir d'intermédiaire entre les différents acteurs que sont le conseil syndical, le syndic et les entreprises.
Disposant de connaissances techniques dans la construction, il est capable de contrôler la bonne gestion du cahier des charges par le conseil syndical, de contrôler les échéances des différents bureaux d'étude, d'assurer un travail de vérification des travaux en dialogue avec l'entrepreneur et d'informer les copropriétaires sur les diverses dont ils peuvent disposer (voir page suivantes).
Sa rémunération peut se faire soit par forfait (comme le syndic), soit sur en fonction du pourcentage sur les économies réalisées grâce à son aide. Lorsque les copropriétaires choisissent d'engager un AMO, celui-ci doit obligatoirement faire part de ses observations avant et après le vote des travaux lors de l'AG.
La prise de décision

Le financement des travaux en copropriété

Le financement des travaux dans une copropriété est également une étape décisive. Il doit tenir compte des finances de chacun et être prévu bien en amont des travaux. Et la meilleure manière de bien préparer celui-ci est d'élaborer un plan pluriannuel qui permettra d'étaler les travaux dans le temps et un fonds travaux qui constituera une cagnotte commune. Même si ces deux solutions ne sont pas encore obligatoires selon la loi, elles sont très vivement encouragées par les associations comme l'ARC.
Le plan pluriannuel, comme l'indique Bruno Dhont, "est une stricte application d'un dispositif qui existe depuis 16 ans au Québec". Il permet de prévoir un échéancier pour chaque copropriétaire sur une durée de 10 voire 15 ans. Réalisable uniquement après la tenue de l'audit global partagé, il doit être soumis à un vote lors d'une AG et contenir un calendrier précis des travaux à proposer à un entrepreneur.
En ce qui concerne l'appel de fonds plus précisément, le modèle d'échéancier de paiement de l'entrepreneur est souvent le même : 30% du paiement à la signature du contrat, 20% au démarrage des travaux, 30% en cours de chantier, 10% à la fin des travaux et 10% de garantie que l'on restitue lorsque le chantier est clos.

Le fonds travaux

Selon l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic est "chargé" (pas d'obligation légale) de proposer tous les 3 ans, le vote de la création d'un fonds pour les travaux susceptibles d'être décidés dans les 3 ans à venir. C'est une cagnotte qui doit être alimentée plus ou moins régulièrement par l'ensemble des copropriétaires.
La somme que devra verser annuellement chaque copropriétaire doit être établie en fonction d'un "seuil acceptable" (à définir lors de l'AG) ou du budget courant de la copropriété (minimum de 5% du paiement des charges communes). Elle sera elle-même soumise à la part que tient chaque copropriétaire dans le paiement des charges (voir le détail ci-dessous).
Actuellement, il y a beaucoup d'opposants à la constitution d'un fonds travaux : les copropriétaires eux-mêmes (qui ont peur que leur argent serve à autre chose que les travaux), les bailleurs (en cas de revente) et les pouvoirs publics (de peur d'alourdir la charge des copropriétaires les plus modestes). Le fonds travaux est bien entendu lui aussi voté d'une AG.

Les aides financières

Il n'est pas toujours évident de s'associer à un projet de travaux dans une copropriété, heureusement pour les copropriétaires les plus modestes plus particulièrement, l'Etat et les banques proposent un certain nombre d'aides et de subventions.
La copropriété peut, par exemple bénéficier d'un Eco-prêt à taux zéro pour des travaux d'amélioration énergétique. Dans le cas d'un copropriétaire en difficulté financière, celui-ci peut également s'entendre avec le syndic, interlocuteur privilégié des établissements bancaires, pour profiter de crédits à taux préférentiels (entre 4% et 5%) auprès de certaines banques. Enfin, une multitude de subventions nationales et territoriales existent mais elles demandent le plus souvent des conditions très restrictives comme pour l'Opération programmée d'amélioration thermique des bâtiments (OPATB).
Pour Bruno Dhont, ce système de subventions "n'est pas cohérent et accessible à peu de personnes finalement."
Le financement des travaux en copropriété

Le choix du maître d'oeuvre

En plus des trois acteurs dont nous avons précédemment parlé, l'intervention d'un maître d'œuvre est indispensable. Il peut être architecte, ingénieur ou travailler dans le secteur du bâtiment.
Il dispose de nombreuses missions comme la coordination entre le maître d'ouvrage (le syndic) et l'entrepreneur, l'analyse et la consultation des entreprises lors de l'appel d'offres ou l'aide à la rédaction du cahier des charges. C'est lui qui dialoguera aussi avec l'administration afin d'obtenir les autorisations nécessaires comme le permis de construire.
Là encore, la question de sa rémunération doit être posée lors de l'AG. Les deux façons usuelles de le payer sont le paiement au forfait ou selon un pourcentage des travaux proportionnel au coût de la réalisation (avec un taux qui varie entre 7% et 10% en fonction de la complexité du chantier).
Dans certain cas particuliers, la loi oblige les copropriétaires à faire appel à un coordinateur SPS qui devra vérifier la sécurité de l'ensemble des travaux et des acteurs "manuels" impliqués. Le recours à un SPS peut être obligatoire, par exemple, lors de travaux de ravalement de façade qui sont considérés à risque, comme ce sont des travaux en hauteur. A noter qu'il dispose également d'un "pouvoir de police" lui permettant d'arrêter les travaux s'il estime qu'un danger est imminent.
Le choix du maître d'oeuvre

La phase d'appel d'offres

C'est au cours de la dernière AG avant le début des travaux qu'a lieu l'appel d'offres. Chaque offre aura été étudiée auparavant par le syndic. Toutefois, pour éviter tout risque d'arrangement entre des entreprises et le syndic, l'AG doit tout d'abord voter la désignation d'une "commission d'ouverture des plis".
Cette dernière devra être composée de 3, 4 copropriétaires qui auront comme rôle d'ouvrir les enveloppes et de marquer sur le procès-verbal les détails des offres (noms, prix, etc.). Lors de l'ouverture des plis, ils devront également contrôler la "conformité" des offres avec l'aide du conseil syndical et de l'AMO, s'il y en a un.

Le vote

Lors d'un appel d'offres, il y a un minimum légal de 2 devis à recueillir (plus de 3 devis pour des travaux estimés à plusieurs dizaines de milliers d'euros). Si toutes ces conditions sont réunies, alors le vote peut avoir lieu, sous le contrôle vigilant du maître d'œuvre.
Pour que les travaux, le cahier des charges et l'offre soient considérés comme acceptés par l'AG, il faut réunir un certain nombre de voix majoritaires. Il existe quatre types de majorités qui s'appliquent à quatre types de travaux. Le détail de ces majorités est disponible à cette adresse.
Lorsque le vote est finalisé, le contrat peut enfin être signé. Attention cependant à ne pas oublier d'y indiquer l'échéancier, les exigences des copropriétaires vis-à-vis du chantier, les dates de début et de fin de travaux votées lors de l'AG ainsi qu'une clause de révision des prix, pour parer à toute éventualité.
La phase d'appel d'offres

Durant le chantier

La phase des travaux est sans doute la période où les copropriétaires ont le moins d'emprise sur le projet, ainsi il est primordial d'avoir une entière confiance envers les acteurs qui y prendront part.
Seront présents lors du chantier : l'entrepreneur, le syndic (représentant le conseil syndical), le maître d'œuvre, l'AMO et le coordonnateur SPS (s'il est obligatoire). Le syndic devra particulièrement vérifier la bonne tenue des délais et le respect des exigences décidées lors des précédentes AG.
Comme il s'agit d'une étape clé lors de laquelle les copropriétaires ne peuvent compter que sur leur syndic, Bruno Dhont milite pour un suivi et des compte-rendus beaucoup plus réguliers de l'avancée des travaux. Il préconise aussi une grande vigilance de la part de chaque propriétaire. "J'ai en mémoire l'oubli d'un grillage sous du mortier qui était passé complètement inaperçu du maître d'œuvre. Avec une plus grande implication des copropriétaires au chantier, je pense que cette erreur aurait pu être évitée."

Fin des travaux

Lorsque l'entreprise estime avoir terminé le chantier, il reste encore une étape de réception des travaux. Celle-ci consiste, pour le syndic, à donner un premier avis consultatif qui sera suivi d'un second avis définitif, en présence du maître d'ouvrage, du maître d'œuvre et de l'entrepreneur.
Si toutes les conditions sont respectées et que chaque partie estime que le résultat des travaux est conforme aux attentes et répond aux besoins de copropriétaires, alors le versement de la dernière part due à l'entrepreneur peut avoir lieu.
Durant le chantier

Les garanties et assurances

En cas de litige, des garanties légales existent. Elles comprennent la garantie biennale qui protège des vices cachés empêchant la bonne utilisation de l'ouvrage, ainsi que la garantie décennale qui concerne la solidité de l'ensemble, et est valable pendant 10 ans.
Bruno Dhont signale également qu'en "fonction de l'entrepreneur choisi, les copropriétaires peuvent parfois bénéficier de garanties contractuelles. Elles peuvent comprendre, par exemple, un minimum de performance thermique."
Enfin, en dernier recours, il est également possible de prendre une assurance "dommages-ouvrage" qui vous protège en cas de non-respect du contrat et qui couvrira les frais de reprise s'il y a des malfaçons.
Les garanties et assurances
 
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