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Copropriété et appels de fonds : ce que peut faire le syndic

Par P.P.
,
le 17 mars 2008
La Commission relative à la copropriété, organisation instituée par l'Etat, vient de préciser sa huitième recommandation concernant les levées de fonds que peut opérer un syndic. Copropriétaire : fonds de roulement, avance ou réserve de trésorerie, que peut réellement vous demander le syndic ?
Chaque année en tant que copropriétaire, vous votez au sein de l'assemblée générale pour un budget prévisionnel. D'autres dépenses pourront également être prises en compte, tout dépend de chaque règlement de copropriété qui peut fixer, selon la loi, ses propres "modalités". Devant la confusion que la loi pouvait entraîner sur les sommes pouvant être réclamées par le syndic, la Commission relative à la copropriété est venue préciser les choses et a rendu un avis le 8 janvier dernier. Parmi les principales clarifications de la Commission, l'Association des Responsables de Copropriété (ARC) qui en est membre, note la disparition du "fonds de roulement" et son remplacement éventuel par une réserve de trésorerie, la précision des possibilités d'avances pour travaux et la nécessité d'une autorisation préalable de l'assemblée générale des copropriétaires pour effectuer un appel en cas d'insuffisance de trésorerie.
Un rappel sur ce que peut ou non réclamer le syndic
La commission rappelle en effet les règles générales concernant les appels aux fonds pour les préciser. Ainsi débute-t-elle sa recommandation numéro 8 par un rappel de la législation : "la trésorerie du syndicat est assurée par les versements effectués au syndic (...) par les copropriétaires ; (...) à cet effet, l'article 35 du décret de 1967 prévoit cinq types de versements, et les articles 37, alinéa 2 et 45-1 en instaurent chacun un autre (...), cette liste prévue par les textes est limitative." Et de préciser que "les provisions sont (...) les sommes versée ou à verser en attente du solde définitif qui résultera de l'approbation des comptes du syndicat ; que les avances sont (...) des fonds destinés, par le règlement de copropriété ou une décision de l'assemblée générale, à constituer des réserves ou qui représentent un emprunt du syndicat auprès des copropriétaires ou de certains d'entre eux et que ces avances sont remboursables ; que, en ce qui concerne les sommes dues, le règlement de copropriété peut dispenser les copropriétaires de payer un intérêt" et ne peut le cas échéant en instaurer un différent du taux légal ; "que la mise en demeure fait courir des intérêts de retard ; que l'assemblée décide du placement des fonds recueillis et de l'affectation des intérêts produits."
La Commission rappelle ensuite les règles propres à chaque type d'appel de fonds avant de faire ses recommandations. Pour connaître les principales recommandations de la Commission par type d'appel de fonds, cliquez sur suivant.
La Commission relative à la copropriété a été instaurée en 1987 à la suite de modifications importantes des lois de 1965 et 1967. Elle réunit plusieurs professionnels de l'immobilier, des juristes et des représentants des ministères. Elle a émis 22 recommandations, régulièrement mises à jour. La huitième recommandation de la Commission relative à la copropriété concerne l'application des articles 35, 35-1, 35-2, 36, 37 et 45-1 du Code de copropriété.
Pour en savoir plus :
l'Association des Responsables de Copropriété (ARC ) : www.unarc.asso.fr
Copropriété et appels de fonds : ce que peut faire le syndic

Provisions du budget provisionnel

Le conseil syndical contrôle l'élaboration du budget provisionnel dont il suit l'exécution avec son vote par l'assemblée générale (décret du 17 mars 1967). Les provisions concernées ne peuvent porter sur les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble.
A quoi correspondent les travaux de maintenance ? Ils sont définis à l'article 45 du décret : "Les travaux de maintenance sont les travaux d'entretien courant, exécutés en vue de maintenir l'état de l'immeuble ou de prévenir la défaillance d'un élément d'équipement commun ; ils comprennent les menues réparations. Sont assimilés à des travaux de maintenance les travaux de remplacement d'éléments d'équipement communs, tels que ceux de la chaudière ou de l'ascenseur, lorsque le prix de ce remplacement est compris forfaitairement dans le contrat de maintenance ou d'entretien y afférent. Sont aussi assimilées à des travaux de maintenance les vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d'équipement communs."
En clair, c'est ce que l'on appellera les "charges."
La commission rappelle que ces provisions sont, en principe, appelées en quatre fractions égales, exigibles le premier jour de chaque trimestre, l'assemblée générale ayant la possibilité de décider de modalités différentes, "sans toutefois remettre en cause le principe de l'exigibilité de l'appel au premier jour de la période de référence ; que, dès lors, des fractions inégales et une périodicité non trimestrielle mais, par exemple mensuelle, peut être choisie."
Toutefois précise la Commission, "si le budget provisionnel n'a pas pu être voté avant le commencement de l'exercice (qui le concerne), le syndic peut, préalablement autorisé par l'assemblée générale des copropriétaires, appeler successivement deux provisions trimestrielles, chacune égale au quart du budget prévisionnel voté pour l'exercice antérieur."
Elle rappelle enfin que le syndic doit rappeler à chaque copropriétaire, le montant de la somme exigible et la date à laquelle elle doit être versée. Si le copropriétaire ne paie pas à la date fixée, le syndic doit lui faire parvenir une mise en demeure auquel il devra se soumettre dans les 30 jours, avant que celui-ci, selon la recommandation de la Commission ne saisisse sans délai le tribunal concerné (TGI) en référé.
Provisions du budget provisionnel

Provisions hors budget prévisionnel

Les provisions hors budget ne peuvent concerner elles que les travaux ou opérations exceptionnelles (art. 44 du décret de 1967) : travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble ou encore portant sur les éléments d'équipement communs, autres que ceux de maintenance ; travaux d'amélioration, tels que la transformation d'un ou de plusieurs éléments d'équipement existants, l'adjonction d'éléments nouveaux, l'aménagement de locaux affectés à l'usage commun ou la création de tels locaux, l'affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ; études techniques, telles que les diagnostics et consultations ; et enfin, d'une manière générale, travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l'administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l'immeuble.
Leurs montants et la date de leur versement doivent être fixés "lors de chaque engagement de dépense" par l'assemblée générale. Là encore, le syndic doit adresser à chaque copropriétaire un avis indiquant le montant de la somme exigible et la date à laquelle elle doit être versée.
La Commission recommande notamment sur ce point d' "d'établir et de faire voter, par l'assemblée générale, lors de la décision d'engager une dépense hors budget, un échéancier précis des provisions envisagées tenant compte de la date de la signature du marché, de son exécution et de son achèvement."
Provisions hors budget prévisionnel

Provisions relatives à des travaux urgents

Ces provisions sont relatives à tout autre travaux qui ne sont pas concernés par celles précédemment expliquées (celles du budget prévisionnel ou hors budget. La commission rappelle que la notion de "travaux urgents" doit être interprétée "restrictivement." Ainsi ne comprennent-ils que "ceux qui sont immédiatement indispensables pour faire faire cesser une atteinte à l'immeuble ou à sa destination ou pour prévenir une telle atteinte si celle-ci est imminente et d'une façon générale de pourvoir à la sauvegarde de l'immeuble."
Dans ce cas, le syndic peut "après avoir pris l'avis du conseil syndical si celui-ci existe, appeler une provision égale au tiers du devis des travaux commandés, en vue de l'ouverture du chantier et de son premier approvisionnement."
La Commission recommande notamment de n'appeler ces fonds qu'en cas de "travaux véritablement urgents" et de convoquer "immédiatement l'assemblée générale" afin d'éviter tout problème : la Cour de Cassation, a en effet admis qu'une assemblée générale (AG) pouvait valablement refuser de ratifier des travaux d'urgence en l'absence d'AG immédiate, ce qui rendait le syndic redevable des sommes engagées.
Provisions relatives à des travaux urgents

Avances constituant la réserve prévue au règlement de copropriété

Cette avance (à savoir la réserve prévue au règlement de copropriété) remplace l'avance de trésorerie permanente prévue par l'ancienne réglementation. Cette dernière étant celle-là même qualifiée de "fonds de roulement." Elle peut être instituée par l'assemblée générale à la majorité qualifiée (article 26) s'agissant d'une dérogation au règlement de copropriété. Son montant ne peut, rappelle la Commission, "en toute hypothèse, excéder 1/6 du budget prévisionnel." Ces 1/6 étant un plafond, l'assemblée générale peut décider d'un montant inférieur.
"Le fonds de roulement, rappelle l'Association des Responsables de Copropriété (ARC), permettait de payer les charges du trimestre en cours avant leur remboursement par les copropriétaires en fin de trimestre." Aujourd'hui, ce fonds peut ainsi désormais "être transformé en avance de trésorerie", dans deux cas : si elle est prévue au règlement et si elle est instaurée à la double majorité prévue à l'article 26 de la loi de 1965.
L'ARC précise qu'en cas de litige avec son syndic qui maintiendrait illégalement le fonds de roulement, le copropriétaire peut en réclamer le remboursement en adressant une lettre recommandée avec accusé de réception. L'association propose le texte suivant : "Je vous remercie de bien vouloir mettre à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale une question concernant le 'Remboursement du fonds de roulement' assortie du projet de résolution suivante : 'L'assemblée générale informée que le 'fonds de roulement' n'existe plus, demande au syndic d'en assurer le remboursement immédiat'."
Avances constituant la réserve prévue au règlement de copropriété

Avances correspondant au plan pluriannuel de travaux

Ces avances correspondent à l'échéancier prévu dans le plan pluriannuel de travaux adopté par l'assemblée générale qu'il est souhaitable que l'AG établisse. La Commission rappelle que "pour le financement des travaux compris dans le plan pluriannuel de travaux, le syndic ne peut recourir qu'à des avances, à moins qu'il n'y soit d'ores et déjà satisfait par des provisions hors budget prévisionnel ou par des emprunts."
Avances correspondant au plan pluriannuel de travaux

Avances constituées par les provisions spéciales

Ces avances constituées par les provisions spéciales sont prévues au sixième alinéa de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Le syndic est chargé de soumettre, lors de sa première désignation et au moins tous les trois ans, au vote de l'assemblée générale la décision de constituer des avances en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun. Ces avances ne peuvent porter que sur des travaux susceptibles d'être nécessaires dans les trois ans à venir et non encore décidés par l'assemblée générale. La décision relative à l'éventuelle création de ces avances relève de la majorité simple (l'article 25.)
Avances constituées par les provisions spéciales

En cas de carence de certains copropriétaires

Le syndicat peut demander des avances aux copropriétaires pour faire face à un manque justifié de trésorerie temporaire, notamment la carence de certains copropriétaires. Les sommes estimées définitivement perdues par l'assemblée générale et qui constituent des créances irrécouvrables sont en effet considérées comme des charges par l'article 4 du décret du 14 mars 2005 et sont supportées, au moins temporairement, par les autres copropriétaires. Ces avances sont préalablement décidées par l'assemblée générale statuant à la majorité de l'article 24 de la loi.
En cas de carence de certains copropriétaires
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