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Charges locatives : propriétaire/locataire, qui paie quoi ?

Par Rouba Naaman-Beauvais
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le 23 octobre 2014
Le montant des charges locatives est parfois source de litiges entre propriétaires et locataires. Notre guide pratique répond aux questions essentielles sur ces paiements.
En plus du loyer, le propriétaire bailleur peut réclamer à son locataire une provision de charges. Mais que couvre exactement ce montant ? Peut-il varier d'un mois sur l'autre ? Que faire en cas de litige sur la somme versée ? Eléments de réponse.

Quelles sont les charges locatives ?

Un certain nombre de charges sont associées à un bien immobilier : entretien et rénovation du logement, taxe foncière, entretien et rénovation de l'immeuble le cas échéant, etc. Elles sont toutes payées par le propriétaire, qu'il soit occupant ou bailleur.
S'il est bailleur, il peut demander le remboursement d'une partie de ces charges par son locataire. On parle alors de charges récupérables :
- les frais d'eau, d'énergie ou de chauffage ;
- les dépenses d'entretien ;
- les taxes locatives (taxe d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, assainissement).
"Il s'agit de toutes les dépenses liées à des services dont le locataire est le seul à bénéficier" nous explique Patrick Chappey, cofondateur de Gererseul.com. La liste exhaustive des charges récupérables est précisée dans le décret n°87-713 du 26 août 1987.
"Toutes les autres dépenses supportées par le propriétaire et non listées dans le décret ne sont pas récupérables auprès du locataire", précise la FNAIM.

La répartition des charges dans une copropriété

Dans le cas d'une copropriété, s'ajoutent aussi les dépenses liées :
- aux ascenseurs : entretien, petites réparations ;
- à l'utilisation des parties communes : eau froide, eau chaude, chauffage, entretien, gardiennage, jardinage, etc. ;
- au système de chauffage et/ou de ventilation communs, le cas échéant : combustible, entretien, etc. ;
- à l'alimentation en eau des parties privatives : entretien, petites réparations.
Dans un immeuble, la gestion des charges est réalisée par le syndic de copropriété. Chaque année, il calcule la part des charges imputables au locataire, à partir de la liste des charges récupérables définie par décret (voir page précédente). "Les frais de travaux et d'entretien général de l'immeuble restent à la charge du propriétaire, car ils correspondent à l'usure naturelle du bien", précise Patrick Chappey.
En général, les charges sont mensualisées et payées par le locataire en même temps que le loyer. On parle alors de provisions de charges. Ces sommes sont estimées par le propriétaire à partir des charges récupérables calculées par le syndic l'année précédente.
A la clôture des comptes de copropriété, le syndic envoie au propriétaire le montant définitif des charges pour l'année écoulée, avec la part du locataire. Si le total est finalement plus important que ce la somme couverte par les provisions de charges, le bailleur peut demander à son locataire de payer la différence : c'est la régularisation de charges. A l'inverse, il se peut que le montant ait été surévalué ; c'est alors au propriétaire de reverser le trop perçu à son locataire.
 
Propriétaires, envoyer une copie du bilan des comptes que vous aurez reçu du syndic à votre locataire, pour justifier de la régularisation de charges. Locataires, pensez à solliciter votre propriétaire s'il n'a pas effectué de régularisation de charges.

Les charges spécifiques aux maisons individuelles

Dans le cas d'une maison individuelle, les seules charges imputables au locataire sont les différentes impositions, puisqu'il n'y a pas de dépenses de copropriété. "Les autres charges, notamment l'entretien et les petites réparations, sont payées en direct par le locataire" souligne Patrick Chappey.
La taxe d'enlèvement des ordures ménagères et de la taxe de balayage, payées par le propriétaire dans sa taxe foncière, sont récupérables. Le plus simple est d'en réclamer le montant une fois par an à son locataire. "Il arrive très souvent que le bailleur fasse cadeau de cette somme à son locataire, lorsque les rapports sont bons entre eux" ajoute l'expert.

La répartition des charges dans le cas d'un immeuble sans copropriété

Le cas des immeubles détenus par un seul et même propriétaire est particulier. Il n'y a, alors, pas de copropriété, donc pas de syndic pour gérer les charges et les répartir en fonction des lots.
C'est alors au propriétaire unique de définir le montant des charges pour chaque locataire. "Il y a un vide juridique sur ce point" souligne Patrick Chappey. Les deux parties doivent s'entendre sur une répartition, et ce calcul doit être explicitement indiqué dans le bail.
"Le plus simple, conseille Patrick Chappey, est de répartir les charges en fonction de la surface des logements, comme dans le cas d'une copropriété". Une régularisation de charges annuelle est là encore nécessaire.

Les charges dans le cas d'un logement meublé

Dans le cas d'une location meublée, les mêmes charges sont récupérables. En revanche, il existe deux manières de calculer ces sommes : le régime réel, comme pour un logement loué vide, ou le régime forfaitaire.
Dans ce second cas de figure, le propriétaire instaure un forfait mensuel dans lequel sont inclus les différents frais, y compris les factures d'électricité, de gaz et d'eau s'il le souhaite, car elles sont souvent payées directement par le propriétaire dans les locations meublées. "Le montant du forfait doit être précisé dans le bail, justifié et réindexé chaque année en même temps que le loyer" précise Patrick Chappey. Une solution plus simple lorsque le logement est loué pour de courtes durées.

Les régularisations et les litiges

Le paiement des charges locatives est souvent source de conflits entre propriétaires et locataires. Il est pourtant simple d'éviter les litiges.
En copropriété ou immeuble à propriétaire unique, "les provisions de charges doivent être le plus proche possible de la réalité", insiste Patrick Chappey. Dans le cas contraire, le locataire peut se retourner contre son bailleur s'il se considère trompé par les sommes avancées à la signature du bail.
Le locataire a le droit de réclamer au propriétaire tout document justifiant du montant des charges. "Le bailleur doit devancer cette demande en lui envoyant ces justifications en même temps que le courrier de demande de régularisation" conseille Patrick Chappey. A partir du 15 septembre 2015, le locataire pourra même demander de recevoir un récapitulatif des charges du logement.
 
Propriétaires, ne laissez pas traîner les demandes de régularisations de charges. La loi Alur du 24 mars 2014 a passé de 5 à 3 ans la prescription pour le paiement de charges impayées du fait de provisions insuffisantes. Envoyez la demande au locataire dès réception des comptes du syndic.
Locataires, vous pouvez demander un étalement du paiement de l'arriéré de charges sur douze mois, si votre propriétaire a attendu plus d'un an pour vous le réclamer.
Article mis à jour le 9 mars 2017.
Charges locatives : propriétaire/locataire, qui paie quoi ?
 
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